Trước hết, chúng ta cùng nhau tìm hiểu các phần căn bản của email, một email thông thường bao gồm các phần như sau:
Greeting (Chào hỏi)
Opening comment (Câu chào hỏi ban đầu)
Introduction (Giới thiệu)
Main point (Nội dung chính)
Concluding sentence (Kết thúc email)
Signing off
I. Phần Greeting:
Bắt đầu với Greeting, chúng ta có thể sử dụng các cụm từ sau để dùng chào hỏi trong email:
Hi Paul,
Hello Paul,
Dear Paul,
Ta có thể dùng 3 cách chào hỏi trên trong trường hợp không trang trọng hay không cần tỏ ra lịch sự. Còn trong trường hợp cần tỏ lịch sự và trang trọng thì chúng ta sử dụng công thức sau đây:
Dear + title (danh xưng) + surname (họ),
Ex: Dear Mr| Ms| Mrs Parker,
Trong trường hợp bạn không biết tên hay giới tính của người nhận thì chúng ta có thề sử dụng Dear Sir/madam,
II. Phần Opening comment: thông thường đây là những câu câu hỏi thăm về tình hình sức khỏe hoặc tình hình hiện tại của người nhận
Ex: How are you?
How are things?
Hoặc là những câu chúc:
I hope you are doing well. (Hy vọng cô vẫn khỏe)
I hope you have a nice weekend. (Hy vọng là cô có một kỳ nghỉ cuối tuần vui vẻ.)
